By Maarten Roos Por Maarten Roos

An important difference in business practices between China and many western countries is the value that courts and officials give to the stamp (in China often referred to as the “chop” or seal). Uma importante diferença de práticas comerciais entre a China e vários países ocidentais, é o valor que os tribunais e os funcionários para dar o carimbo (na China muitas vezes referida como o "chop" ou selo). We introduce the rules and practice, and some suggestions on how to manage your risk. Estamos a introduzir regras e práticas, e algumas sugestões sobre a forma de gerir o seu risco.

For many western companies, the signature of its legal representative is the ultimate mark of authority. Para muitas empresas ocidentais, a assinatura de seu representante legal é a última marca de autoridade. Not so in China. Não é assim na China. Since a representative’s signature is rarely registered, the value of the company stamp is far greater. Uma vez que um representante da assinatura raramente é registrado, o valor da empresa selo é muito maior. Every company in China, after it is established, will make and register its company stamp with the local authorities (in this case the Public Security Bureau). Cada companhia na China, depois de se apurar, vai fazer e registrar sua empresa com o carimbo das autoridades locais (neste caso, a Secretaria de Segurança Pública). Towards third parties, this company stamp represents the company, therefore documents bearing this stamp will generally be legal and binding upon that company – whether that document bears a signature or not! Perante terceiros, esta empresa selo representa a sociedade, pois os documentos que ostentam essa marca será geralmente legais e obrigatória para que a empresa - se que o documento tem uma assinatura ou não!

The company stamp is not the only stamp that can represent the company. A empresa selo não é o único carimbo que pode representar a empresa. For specialized functions, companies may decide to carve and register other stamps. Para funções específicas, as empresas podem decidir a esculpir e registrar outros selos. Common examples are the contract stamp (for stamping contracts), the finance stamp (for making payments, accessing bank accounts) and the customs stamp (to make customs declarations). Exemplos comuns são o selo contrato (para carimbar contratos), financiar o selo (para efectuar pagamentos, acessar contas bancárias) e carimbo da autoridade aduaneira (para fazer declarações aduaneiras). These are particularly important for larger companies where different people carry the final authority to deal with different matters. Estas são particularmente importantes para as empresas maiores quando diferentes pessoas exercem a autoridade final para lidar com diferentes assuntos. As long as they are registered, these stamps serve a similar function as the company stamp: to represent the company in relations with external parties. Desde que se encontram matriculados, estes selos servir uma função semelhante à medida que a empresa carimbo: para representar a sociedade nas relações com parceiros externos.

Individuals can have stamps as well. Os indivíduos podem ter selos também. A Chinese company’s legal representative, for example, should have registered his stamp to be used on documents or papers (including checks) that he executes in his official capacity. Um chinês representante legal da empresa, por exemplo, deveriam ter registrado o seu carimbo a ser utilizado em documentos ou papéis (incluindo os controlos) que ele executa em sua capacidade oficial. Usually the stamp of a legal representative will be a print of his name rather than a print of his signature, though some authorities will accept the latter as well. Normalmente o carimbo de um representante legal será uma impressão do seu nome em vez de uma impressão de sua assinatura, embora algumas autoridades irá aceitar esta última também. In any case, the bearing of the legal representative’s stamp presumes the agreement of the legal representative. Em qualquer caso, o rolamento do representante legal do selo pressupõe o acordo do representante legal.

Stamp Keeping - Internal vs. External liabilities Carimbo Mantendo - Interno vs passivos externos

The stamp can be a useful tool for companies as it marks authority when the company official representatives are not available: third parties may presume that a document is legally executed if it bears the relevant stamp. O selo pode ser uma ferramenta útil para as empresas, uma vez que marca autoridade quando a empresa representantes oficiais não estão disponíveis: terceiros podem presumir que um documento seja legalmente executada se o respectivo carimbo ursos. On the other hand, except where that third party knows or should have known that the person using the stamp is not authorized to do so (including if it is specified in the company’s registered Articles of Association), the stamping of a document also creates a direct liability onto the company or individual represented by that stamp. Por outro lado, excepto nos casos em que esse terceiro sabe ou deveria saber que a pessoa usar o selo não está autorizado a fazê-lo (incluindo, se for especificada na conta da sociedade registada dos estatutos da associação), o abate sanitário de um documento também cria uma responsabilidade directa para a empresa ou indivíduo representado por esse selo. If the document is stamped, then the company is bound by its terms. Se o documento é carimbado e, em seguida, a empresa está vinculada pelos seus termos.

Therefore a company can and should create a system of internal guidelines to control the use of stamps and assign consequences for misuse or abuse. Assim, as empresas podem e devem criar um sistema de controlo interno orientações para a utilização de selos e atribuir consequências para a utilização indevida ou abusiva. For example, internal rules (or his contract) can prohibit a sales manager from signing contracts valued above a certain limit; if he goes beyond this limit without prior approval from, say, the general manager, than he will bear the liability for any damages towards the company he misrepresented. Por exemplo, as regras internas (ou o seu contrato) pode proibir um director de vendas da assinatura dos contratos avaliados acima de um certo limite; se ele ultrapassa esse limite, sem aprovação prévia de, digamos, o gerente geral, do que ele irá suportar a responsabilidade por quaisquer danos no sentido da empresa ele deturpados. If the contract becomes subject to dispute, the company would still be liable towards the third party, but that company could in its turn claim against the sale manager. Se o contrato torna-se sujeito à disputa, a empresa continuaria a ser responsáveis para com o terceiro, mas que a empresa poderia, por seu turno, reclamar contra a venda gerente.

The same goes for the use of an individual’s stamp, and in particular that of the legal representative. O mesmo vale para o uso de um selo do indivíduo e, em especial a do representante legal. Another person may be authorized to use this stamp on the representative’s behalf, and a third party may presume such authorization from the legal representative. Outra pessoa pode ser autorizado a utilizar este selo sobre o nome do representante, e uma terceira parte pode presumir essa autorização do representante legal. If the user of the stamp is acting beyond such authorization, it is again an internal matter. Se o usuário do selo está agindo para além dessa autorização, é novamente um assunto interno.

However in many situations, even if a company could claim against an employee for abuse of authorization, the harm is already done. No entanto, em muitas situações, mesmo que uma empresa poderia reclamar contra um empregado por abuso de autorização, o dano já está feito. For this reason, it is extremely important to design a system which not only manages the authorization levels for use of the stamps, but also manages the physical control of such stamps. Por esta razão, é extremamente importante para a concepção de um sistema que não só gere a autorização níveis de utilização do selo, mas também gere o controlo físico de tais selos. Stamps should be kept safe at all times to minimize the risk of misuse or abuse. Selos seguro deve ser mantido em todas as ocasiões para minimizar o risco de utilização indevida ou abusiva.

Stamp Keeping – Valuable Lessons Carimbo mantendo - lições valiosas

Moreover, since the stamps are often needed in the course of doing business, the company needs to find the right balance between convenient access and restricting use. Além disso, uma vez que os selos são muitas vezes necessárias no decurso da actividade empresarial, a sociedade tem de encontrar o justo equilíbrio entre acesso conveniente e restringir uso. This is especially the case when the legal representative is away. Isto é especialmente o caso quando o representante legal é de distância. A lesson that many companies have learned the hard way: Never Leave Important Stamps in the Hands of People That You Do Not Trust! Uma lição que muitas empresas já aprenderam a dura forma: Nunca deixe Importante Selos nas mãos de pessoas que você não Trust!

In one recent case. Em um caso recente. a Client established a wholly foreign-owned manufacturing company in Zhuhai, appointing a local employee as general manager and placing all stamps in his possession. um cliente estabelecido um inteiramente manufatura empresa de propriedade estrangeira, em Zhuhai, que nomeia um funcionário local como gerente geral e colocando todos os selos em seu poder. After a year of operation the company found that the employee had used the chop to sign unapproved contracts with third parties. Após um ano de operação, a empresa constatou que o trabalhador tivesse usado o chop unapproved a assinar contratos com terceiros. When the company terminated the employment contract with this general manager, they found that he had used the company stamp to renegotiate his own contract entitling himself to larger compensation should the contract be terminated early for any reason. Quando a empresa encerrou o contrato de trabalho com este gerente geral, eles descobriram que ele tinha usado a empresa para renegociar o seu próprio selo contrato habilita-se a maior indemnização deverá ser rescindido o contrato antecipada por qualquer motivo. While this is an extreme example it does illustrate just how powerful the stamp can be in China. Embora este seja um exemplo extremo que faz ilustram quão poderoso o carimbo pode ser na China.

If a stamp needs to be available for emergency purposes while the usual keeper it is out of town, it is a good idea to leave it with your accountant, law firm, or even a trusted friend or colleague. Se um selo precisa de estar disponível para situações de emergência, enquanto o detentor que é habitual fora da cidade, é uma boa idéia para deixá-la com o seu contador, escritório de advocacia, ou até mesmo um amigo ou colega confiáveis. This arrangement can be made even stronger with signed orders that the stamp may only be used for matters specifically mentioned or separately confirmed, and any use must be recorded in a ledger. Esse acordo pode ser feito ainda mais forte com assinou ordens que o carimbo só pode ser utilizado para as questões especificamente mencionadas separadamente ou confirmadas, e qualquer utilização devem ser registadas num livro. In this way a company may share it’s liability with third parties, and still have the benefit of being able to act if and when necessary. Desta forma uma empresa pode compartilhar a sua responsabilidade com terceiros, e ainda tem a vantagem de ser capazes de agir, se e quando necessário. In the above mentioned case, when the newly-appointed foreign manager is now out of town the stamps are kept in our safe, and usage is controlled under a detailed retainer agreement. No caso acima mencionado, quando o recém-nomeado gerente estrangeiros está agora fora da cidade dos carimbos são mantidos em nosso seguro, e uso é controlada ao abrigo de um acordo detalhado retentor.

Conclusions Conclusões

The stamp is of extreme significance in China and therefore anyone interested in doing business here should devise guidelines for use and provide adequate safeguards to protect themselves from such risk. O selo é de extrema importância na China e, por isso, qualquer pessoa interessada em fazer negócios aqui deveria traçar orientações para a utilização e fornecer garantias adequadas para proteger a si próprios a partir de tais riscos.

Maarten Roos, Maarten Roos, Wang Jing & Co Jing Wang & Co