By Maarten Roos Da Maarten Roos

An important difference in business practices between China and many western countries is the value that courts and officials give to the stamp (in China often referred to as the “chop” or seal). Un importante differenza di pratiche commerciali tra la Cina e molti paesi occidentali è il valore che i giudici e funzionari a dare il timbro (in Cina spesso denominato "chop" o sigillo). We introduce the rules and practice, and some suggestions on how to manage your risk. Si introducono le norme e le prassi, e alcuni suggerimenti su come gestire il tuo rischio e pericolo.

For many western companies, the signature of its legal representative is the ultimate mark of authority. Per molte aziende occidentali, la firma del suo legale rappresentante è l'ultimo marchio di autorità. Not so in China. Non così in Cina. Since a representative’s signature is rarely registered, the value of the company stamp is far greater. Dal momento che un rappresentante della firma è raramente registrato, il valore della società timbro è di gran lunga maggiore. Every company in China, after it is established, will make and register its company stamp with the local authorities (in this case the Public Security Bureau). Ogni azienda in Cina, dopo che è stata accertata, e farà registrare il proprio timbro con le autorità locali (in questo caso la presidenza di pubblica sicurezza). Towards third parties, this company stamp represents the company, therefore documents bearing this stamp will generally be legal and binding upon that company – whether that document bears a signature or not! Nei confronti dei terzi, questa società timbro rappresenta la società, quindi i documenti recanti tale timbro sarà generalmente legale e vincolante per tale società - se tale documento reca una firma o no!

The company stamp is not the only stamp that can represent the company. La società di bollo non è l'unico timbro che può rappresentare la società. For specialized functions, companies may decide to carve and register other stamps. Specializzati per funzioni, le aziende possono decidere di ritagliarsi registro e altri francobolli. Common examples are the contract stamp (for stamping contracts), the finance stamp (for making payments, accessing bank accounts) and the customs stamp (to make customs declarations). Esempi comuni sono il contratto di bollo (per i contratti di timbri), il finanziamento di bollo (per effettuare i pagamenti, l'accesso ai conti bancari) e il timbro doganale (per fare dichiarazioni doganali). These are particularly important for larger companies where different people carry the final authority to deal with different matters. Questi sono particolarmente importanti per le aziende di grandi dimensioni in cui diverse persone portano l'autorità finale per far fronte a diverse questioni. As long as they are registered, these stamps serve a similar function as the company stamp: to represent the company in relations with external parties. Nella misura in cui sono registrati, questi francobolli servire una funzione simile a quella della società timbro: a rappresentare l'impresa nei rapporti con l'esterno.

Individuals can have stamps as well. Singoli individui possono avere e francobolli. A Chinese company’s legal representative, for example, should have registered his stamp to be used on documents or papers (including checks) that he executes in his official capacity. Una società cinese rappresentante legale, ad esempio, dovrebbero avere registrato il suo timbro di essere utilizzato su documenti o documenti (ivi compresi i controlli) che ha eseguito nella sua veste ufficiale. Usually the stamp of a legal representative will be a print of his name rather than a print of his signature, though some authorities will accept the latter as well. Di solito il timbro di un rappresentante legale sarà una stampa del suo nome, piuttosto che una stampa della sua firma, anche se alcune autorità accettare quest'ultimo come bene. In any case, the bearing of the legal representative’s stamp presumes the agreement of the legal representative. In ogni caso, il rilevamento del rappresentante legale del timbro presuppone l'accordo del rappresentante legale.

Stamp Keeping - Internal vs. External liabilities Mantenere timbro - interno vs passività esterne

The stamp can be a useful tool for companies as it marks authority when the company official representatives are not available: third parties may presume that a document is legally executed if it bears the relevant stamp. Il timbro può essere un utile strumento per le imprese in quanto autorità di marchi quando la società rappresentanti ufficiali non sono disponibili: terzi possono presumere che è un documento legalmente eseguito se porta il timbro pertinenti. On the other hand, except where that third party knows or should have known that the person using the stamp is not authorized to do so (including if it is specified in the company’s registered Articles of Association), the stamping of a document also creates a direct liability onto the company or individual represented by that stamp. D'altra parte, salvo il caso in cui tale terzo conosce o avrebbe dovuto sapere che la persona che utilizza il timbro non è autorizzato a farlo (tra cui, se è specificato nella società registrata articoli di associazione), l'apposizione di un timbro anche un documento crea una responsabilità diretta sulla società o singoli rappresentata da tale timbro. If the document is stamped, then the company is bound by its terms. Se il documento viene impresso, allora la società è vincolata dalle sue condizioni.

Therefore a company can and should create a system of internal guidelines to control the use of stamps and assign consequences for misuse or abuse. Pertanto, una società può e deve creare un sistema interno di linee guida per controllare l'uso dei timbri e delle conseguenze per assegnare uso improprio o abuso. For example, internal rules (or his contract) can prohibit a sales manager from signing contracts valued above a certain limit; if he goes beyond this limit without prior approval from, say, the general manager, than he will bear the liability for any damages towards the company he misrepresented. Per esempio, regole interne (o il suo contratto) può vietare ad un responsabile vendite di sottoscrivere contratti di un valore al di sopra di un certo limite, se va al di là di questo limite, senza preventiva approvazione da, diciamo, il direttore generale, che egli si assume la responsabilità per eventuali danni verso la società ha travisato. If the contract becomes subject to dispute, the company would still be liable towards the third party, but that company could in its turn claim against the sale manager. Se il contratto diventa oggetto di controversia, la società sarebbe comunque responsabile verso il terzo partito, ma che la società potrebbe a sua volta ricorso contro la vendita manager.

The same goes for the use of an individual’s stamp, and in particular that of the legal representative. Lo stesso vale per l'uso di un individuo di bollo, e in particolare quella del rappresentante legale. Another person may be authorized to use this stamp on the representative’s behalf, and a third party may presume such authorization from the legal representative. Un'altra persona può essere autorizzata ad avvalersi di tale timbro sul nome del rappresentante, e una terza parte può presumere tale autorizzazione dal rappresentante legale. If the user of the stamp is acting beyond such authorization, it is again an internal matter. Se l'utente del timbro agisce al di là di tale autorizzazione, è di nuovo una questione interna.

However in many situations, even if a company could claim against an employee for abuse of authorization, the harm is already done. Tuttavia in molte situazioni, anche se una società potrebbe credito nei confronti di un lavoratore dipendente per abuso di autorizzazione, il danno è già fatto. For this reason, it is extremely important to design a system which not only manages the authorization levels for use of the stamps, but also manages the physical control of such stamps. Per questo motivo, è estremamente importante per progettare un sistema che non solo gestisce i livelli di autorizzazione per l'uso dei timbri, ma anche gestisce il controllo fisico di tali francobolli. Stamps should be kept safe at all times to minimize the risk of misuse or abuse. Francobolli dovrebbero essere conservate in modo sicuro, in qualsiasi momento, per ridurre al minimo il rischio di uso improprio o abuso.

Stamp Keeping – Valuable Lessons Mantenere timbro - preziosi insegnamenti

Moreover, since the stamps are often needed in the course of doing business, the company needs to find the right balance between convenient access and restricting use. Inoltre, poiché i francobolli sono spesso necessari nel corso di attività commerciali, la società deve trovare il giusto equilibrio tra la comodo accesso e limitando l'uso. This is especially the case when the legal representative is away. Questo è specialmente il caso in cui il rappresentante legale è di distanza. A lesson that many companies have learned the hard way: Never Leave Important Stamps in the Hands of People That You Do Not Trust! Una lezione che molte aziende hanno imparato il senso duro: non lasciare mai Importante Francobolli nelle mani di persone che non affidabili!

In one recent case. In un caso recente. a Client established a wholly foreign-owned manufacturing company in Zhuhai, appointing a local employee as general manager and placing all stamps in his possession. un client istituito un interamente di proprietà estera azienda manifatturiera Zhuhai, alla nomina di un dipendente locale come direttore generale e di immissione tutti i francobolli in suo possesso. After a year of operation the company found that the employee had used the chop to sign unapproved contracts with third parties. Dopo un anno di attività la società ha rilevato che il lavoratore aveva utilizzato il chop non approvata a firmare contratti con terzi. When the company terminated the employment contract with this general manager, they found that he had used the company stamp to renegotiate his own contract entitling himself to larger compensation should the contract be terminated early for any reason. Quando la società ha chiuso il contratto di lavoro con questo direttore generale, hanno scoperto che aveva utilizzato il timbro di rinegoziare il suo contratto che dà diritto a se stesso più grande di compensazione qualora il contratto di cessazione anticipata per qualsiasi motivo. While this is an extreme example it does illustrate just how powerful the stamp can be in China. Mentre questo è un esempio estremo si illustrano come potente il timbro può essere in Cina.

If a stamp needs to be available for emergency purposes while the usual keeper it is out of town, it is a good idea to leave it with your accountant, law firm, or even a trusted friend or colleague. Se un timbro deve essere disponibile per scopi di emergenza, mentre i soliti detentore è fuori città, è una buona idea di lasciare che con il tuo commercialista, studio legale, o anche di fiducia amico o un collega. This arrangement can be made even stronger with signed orders that the stamp may only be used for matters specifically mentioned or separately confirmed, and any use must be recorded in a ledger. Il presente accordo può essere resa ancora più forte con gli ordini che ha firmato il timbro può essere utilizzato solo per le questioni specificamente menzionate confermato o separatamente, e qualsiasi utilizzo devono essere registrati in un libro mastro. In this way a company may share it’s liability with third parties, and still have the benefit of being able to act if and when necessary. In questo modo una società può condividere la responsabilità a terzi, e ancora il vantaggio di essere in grado di agire se e quando necessario. In the above mentioned case, when the newly-appointed foreign manager is now out of town the stamps are kept in our safe, and usage is controlled under a detailed retainer agreement. Nel caso di cui sopra, quando il neo-nominato direttore estera è ora fuori città i francobolli sono conservati nella nostra cassetta di sicurezza e di utilizzo è controllato nell'ambito di un accordo dettagliato del fermo.

Conclusions Conclusioni

The stamp is of extreme significance in China and therefore anyone interested in doing business here should devise guidelines for use and provide adequate safeguards to protect themselves from such risk. Il timbro è di estrema importanza in Cina e quindi chi è interessato a fare affari qui dovrebbe elaborare linee guida per l'uso e di fornire garanzie adeguate per proteggersi da tali rischi.

Maarten Roos, Maarten Roos, Wang Jing & Co Wang Jing & Co