By Maarten Roos Par Martin Roos

An important difference in business practices between China and many western countries is the value that courts and officials give to the stamp (in China often referred to as the “chop” or seal). Une différence importante dans les pratiques commerciales entre la Chine et de nombreux pays occidentaux est la valeur que les tribunaux et les fonctionnaires à donner le cachet (en Chine, souvent appelé le "couper" ou sceau). We introduce the rules and practice, and some suggestions on how to manage your risk. Nous introduisons les règles et la pratique, et quelques suggestions sur la façon de gérer vos risques et périls.

For many western companies, the signature of its legal representative is the ultimate mark of authority. Pour de nombreuses entreprises occidentales, la signature de son représentant légal est la marque d'autorité. Not so in China. Ce n'est pas le cas en Chine. Since a representative’s signature is rarely registered, the value of the company stamp is far greater. Depuis un représentant de la signature est rarement enregistré, la valeur du cachet de l'entreprise est beaucoup plus importante. Every company in China, after it is established, will make and register its company stamp with the local authorities (in this case the Public Security Bureau). Chaque entreprise en Chine, après il est établi, et faire enregistrer son cachet de l'entreprise avec les autorités locales (dans ce cas, le Bureau de la sécurité publique). Towards third parties, this company stamp represents the company, therefore documents bearing this stamp will generally be legal and binding upon that company – whether that document bears a signature or not! L'égard des tiers, ce cachet de la société représente la société, donc les pièces qui portent ce tampon sera généralement juridique et obligatoire pour cette société - si ce document porte une signature ou pas!

The company stamp is not the only stamp that can represent the company. Le cachet de l'entreprise n'est pas le seul tampon qui peut représenter la société. For specialized functions, companies may decide to carve and register other stamps. Pour des fonctions spécialisées, les entreprises mai décider de tailler et d'enregistrer d'autres timbres. Common examples are the contract stamp (for stamping contracts), the finance stamp (for making payments, accessing bank accounts) and the customs stamp (to make customs declarations). Les exemples sont le contrat de timbre (pour l'estampillage des contrats), le cachet de financement (pour les paiements, l'accès aux comptes bancaires) et le timbre des douanes (pour faire des déclarations en douane). These are particularly important for larger companies where different people carry the final authority to deal with different matters. Elles sont particulièrement importantes pour les grandes entreprises où plusieurs personnes portent le pouvoir final de décision pour faire face aux différentes questions. As long as they are registered, these stamps serve a similar function as the company stamp: to represent the company in relations with external parties. Tant qu'ils sont enregistrés, ces timbres servent la même fonction que le cachet de l'entreprise: de représenter la société dans les relations avec les parties externes.

Individuals can have stamps as well. Les individus peuvent avoir des timbres ainsi. A Chinese company’s legal representative, for example, should have registered his stamp to be used on documents or papers (including checks) that he executes in his official capacity. Une société chinoise du représentant légal, par exemple, aurait dû enregistrer sa marque à être utilisés sur des documents ou des documents (y compris les contrôles) qu'il exécute en sa qualité officielle. Usually the stamp of a legal representative will be a print of his name rather than a print of his signature, though some authorities will accept the latter as well. Habituellement le cachet d'un représentant légal sera une impression de son nom plutôt que d'une impression de sa signature, même si certaines autorités accepter ce dernier ainsi. In any case, the bearing of the legal representative’s stamp presumes the agreement of the legal representative. En tout état de cause, le relèvement du représentant légal du timbre suppose l'accord du représentant légal.

Stamp Keeping - Internal vs. External liabilities Timbre Garder - interne contre la dette extérieure

The stamp can be a useful tool for companies as it marks authority when the company official representatives are not available: third parties may presume that a document is legally executed if it bears the relevant stamp. Le timbre peut être un outil utile pour les entreprises car elle marque autorité lorsque l'entreprise des représentants officiels ne sont pas disponibles: mai tiers présumer qu'un document est légalement exécutée, si elle porte le cachet. On the other hand, except where that third party knows or should have known that the person using the stamp is not authorized to do so (including if it is specified in the company’s registered Articles of Association), the stamping of a document also creates a direct liability onto the company or individual represented by that stamp. D'autre part, sauf dans les cas où ce tiers sait ou aurait dû savoir que la personne qui utilise le timbre n'est pas autorisé à le faire (y compris, si il est précisé dans la société de statuts enregistrés), l'apposition d'un document aussi crée une responsabilité directe sur la société ou personne représentée par ce timbre. If the document is stamped, then the company is bound by its terms. Si le document est tamponné, puis la société est lié par ses termes.

Therefore a company can and should create a system of internal guidelines to control the use of stamps and assign consequences for misuse or abuse. Par conséquent, une entreprise peut et doit créer un système de directives internes pour contrôler l'utilisation de timbres et d'attribuer des conséquences d'abus ou de sévices. For example, internal rules (or his contract) can prohibit a sales manager from signing contracts valued above a certain limit; if he goes beyond this limit without prior approval from, say, the general manager, than he will bear the liability for any damages towards the company he misrepresented. Par exemple, des règles internes (ou de son contrat) peut interdire à un directeur des ventes de signer des contrats d'une valeur au-dessus d'une certaine limite, si il va au-delà de cette limite sans l'approbation préalable de, disons, le directeur général, que il assumera la responsabilité pour les dommages vers la société qu'il a donné une idée fausse. If the contract becomes subject to dispute, the company would still be liable towards the third party, but that company could in its turn claim against the sale manager. Si le contrat devient matière à litige, l'entreprise pourrait encore être responsable envers les tiers, mais celle-ci pourrait à son tour plainte contre la vente gestionnaire.

The same goes for the use of an individual’s stamp, and in particular that of the legal representative. Il en va de même pour l'utilisation d'un individu du timbre, et en particulier celle du représentant légal. Another person may be authorized to use this stamp on the representative’s behalf, and a third party may presume such authorization from the legal representative. Une autre personne mai autorisé à utiliser ce tampon sur le nom du représentant, et un tiers mai présumer que l'autorisation du représentant légal. If the user of the stamp is acting beyond such authorization, it is again an internal matter. Si l'utilisateur du timbre agit au-delà de cette autorisation, il est de nouveau une question interne.

However in many situations, even if a company could claim against an employee for abuse of authorization, the harm is already done. Toutefois, dans de nombreuses situations, même si une entreprise peut réclamation à l'encontre d'un employé pour abus de l'autorisation, le mal est déjà fait. For this reason, it is extremely important to design a system which not only manages the authorization levels for use of the stamps, but also manages the physical control of such stamps. Pour cette raison, il est extrêmement important de concevoir un système qui non seulement gère les niveaux d'autorisation d'utilisation des timbres, mais gère également le contrôle physique de ces timbres. Stamps should be kept safe at all times to minimize the risk of misuse or abuse. Timbres-poste devrait être conservé en lieu sûr en tout temps afin de minimiser le risque de détournement ou d'abus.

Stamp Keeping – Valuable Lessons Timbre de maintien - des enseignements précieux

Moreover, since the stamps are often needed in the course of doing business, the company needs to find the right balance between convenient access and restricting use. En outre, depuis les timbres sont souvent nécessaires en cours de faire des affaires, l'entreprise doit trouver le juste équilibre entre un accès pratique et en limitant l'utilisation. This is especially the case when the legal representative is away. C'est notamment le cas lorsque le représentant légal est absent. A lesson that many companies have learned the hard way: Never Leave Important Stamps in the Hands of People That You Do Not Trust! Une leçon que beaucoup d'entreprises ont appris à la dure: ne jamais laisser Timbres importants dans les mains des personnes que vous ne faites pas confiance!

In one recent case. Dans une affaire récente. a Client established a wholly foreign-owned manufacturing company in Zhuhai, appointing a local employee as general manager and placing all stamps in his possession. un client établi un entièrement de propriété étrangère de fabrication à Zhuhai, la nomination d'un employé local comme directeur général et à la mise tous les timbres sont en sa possession. After a year of operation the company found that the employee had used the chop to sign unapproved contracts with third parties. Après une année de fonctionnement de l'entreprise a constaté que l'employé a utilisé le hacher non approuvés à signer des contrats avec des tiers. When the company terminated the employment contract with this general manager, they found that he had used the company stamp to renegotiate his own contract entitling himself to larger compensation should the contract be terminated early for any reason. Lorsque l'entreprise a résilié le contrat de travail avec ce directeur général, ils ont constaté qu'il avait utilisé le cachet de l'entreprise à renégocier son contrat lui-même droit à une plus grande indemnisation si le contrat doit être résilié tôt pour quelque raison que ce soit. While this is an extreme example it does illustrate just how powerful the stamp can be in China. Bien qu'il s'agisse d'un exemple extrême, il ne illustrer à quel point le timbre puissant peut être en Chine.

If a stamp needs to be available for emergency purposes while the usual keeper it is out of town, it is a good idea to leave it with your accountant, law firm, or even a trusted friend or colleague. Si un tampon doit être disponible en cas d'urgence alors que le détenteur d'habitude il est hors de la ville, c'est une bonne idée de le laisser avec votre comptable, cabinet d'avocats, ou même un ami de confiance ou d'un collègue. This arrangement can be made even stronger with signed orders that the stamp may only be used for matters specifically mentioned or separately confirmed, and any use must be recorded in a ledger. Cette disposition peut être rendue encore plus forte avec les commandes qui ont signé le cachet mai seulement être utilisé pour les questions spécifiquement mentionnées séparément ou confirmé, et toute utilisation doit être enregistré dans un grand livre. In this way a company may share it’s liability with third parties, and still have the benefit of being able to act if and when necessary. De cette façon, une entreprise mai partager la responsabilité avec des tiers, et ont toujours l'avantage d'être en mesure d'intervenir en cas de besoin. In the above mentioned case, when the newly-appointed foreign manager is now out of town the stamps are kept in our safe, and usage is controlled under a detailed retainer agreement. Dans le cas mentionné ci-dessus, lorsque le nouveau directeur nommé étrangère est maintenant hors de la ville, les timbres sont gardés dans notre coffre-fort, et l'utilisation est contrôlée dans le cadre d'un accord détaillé de retenue.

Conclusions

The stamp is of extreme significance in China and therefore anyone interested in doing business here should devise guidelines for use and provide adequate safeguards to protect themselves from such risk. Le timbre est d'une extrême importance en Chine et, par conséquent, toute personne intéressée à faire des affaires ici doit élaborer des principes directeurs pour l'utilisation et fournir des garanties suffisantes pour se protéger de ce risque.

Maarten Roos, Maarten Roos, Wang Jing & Co Wang Jing & Co