By Maarten Roos Por Maarten Roos

An important difference in business practices between China and many western countries is the value that courts and officials give to the stamp (in China often referred to as the “chop” or seal). Una diferencia importante en las prácticas comerciales entre China y muchos países occidentales es el valor que los tribunales y los funcionarios a dar el sello (en China a menudo referida como el "chop" o sello). We introduce the rules and practice, and some suggestions on how to manage your risk. Se introduce el reglamento y la práctica, y algunas sugerencias sobre la forma de gestionar su riesgo.

For many western companies, the signature of its legal representative is the ultimate mark of authority. Para muchas empresas occidentales, la firma de su representante legal es la última marca de autoridad. Not so in China. No ocurre lo mismo en China. Since a representative’s signature is rarely registered, the value of the company stamp is far greater. Desde un representante de la firma es rara vez registrados, el valor de la empresa sello es mucho mayor. Every company in China, after it is established, will make and register its company stamp with the local authorities (in this case the Public Security Bureau). Todas las empresas en China, después de que se establezca, y hará constar su empresa con el sello de las autoridades locales (en este caso la Oficina de Seguridad Pública). Towards third parties, this company stamp represents the company, therefore documents bearing this stamp will generally be legal and binding upon that company – whether that document bears a signature or not! Hacia terceros, esta empresa representa el sello de la empresa, por lo tanto los documentos que lleven este sello serán generalmente legal y vinculante para que la compañía - que si el documento tiene una firma o no!

The company stamp is not the only stamp that can represent the company. La compañía sello no es el único sello que puede representar a la empresa. For specialized functions, companies may decide to carve and register other stamps. Para funciones especializadas, las empresas pueden decidir a tallar y registrar otros sellos. Common examples are the contract stamp (for stamping contracts), the finance stamp (for making payments, accessing bank accounts) and the customs stamp (to make customs declarations). Los ejemplos más comunes son el sello de contrato (para el sellado de los contratos), la financiación de sello (para efectuar los pagos, el acceso a cuentas bancarias) y el sello de aduana (para hacer las declaraciones aduaneras). These are particularly important for larger companies where different people carry the final authority to deal with different matters. Estos son especialmente importantes para las empresas de mayor tamaño, donde diferentes personas llevar la autoridad final para tratar diferentes asuntos. As long as they are registered, these stamps serve a similar function as the company stamp: to represent the company in relations with external parties. Como siempre que estén registrados, estos sellos tienen una función similar, ya que la empresa sello: para representar a la empresa en las relaciones con las partes externas.

Individuals can have stamps as well. Los individuos pueden tener los sellos también. A Chinese company’s legal representative, for example, should have registered his stamp to be used on documents or papers (including checks) that he executes in his official capacity. Una empresa china del representante legal, por ejemplo, en caso de que se han inscrito su sello para ser utilizado en los documentos o los documentos (incluidos los controles) que se ejecuta en su capacidad oficial. Usually the stamp of a legal representative will be a print of his name rather than a print of his signature, though some authorities will accept the latter as well. Por lo general el sello de un representante legal será una impresión de su nombre en lugar de una impresión de su firma, aunque algunas autoridades acepten este último también. In any case, the bearing of the legal representative’s stamp presumes the agreement of the legal representative. En cualquier caso, la presión del representante legal del sello supone el acuerdo del representante legal.

Stamp Keeping - Internal vs. External liabilities Sello Mantener - Interior vs exterior pasivos

The stamp can be a useful tool for companies as it marks authority when the company official representatives are not available: third parties may presume that a document is legally executed if it bears the relevant stamp. El sello puede ser una herramienta útil para las empresas, ya que las marcas de autoridad cuando la empresa los representantes oficiales no están disponibles: los terceros pueden suponer que es un documento legalmente ejecutados si se los lleva el sello. On the other hand, except where that third party knows or should have known that the person using the stamp is not authorized to do so (including if it is specified in the company’s registered Articles of Association), the stamping of a document also creates a direct liability onto the company or individual represented by that stamp. Por otra parte, salvo que ese tercero sabe o debería haber sabido que la persona que utiliza el sello no está autorizado a hacerlo (incluso si se especifica en la empresa registró Artículos de Asociación), el sellado de un documento también crea una responsabilidad directa en la empresa o persona representada por el sello que. If the document is stamped, then the company is bound by its terms. Si el documento es el sello, entonces, la empresa está obligada por sus términos.

Therefore a company can and should create a system of internal guidelines to control the use of stamps and assign consequences for misuse or abuse. Por lo tanto, una empresa puede y debe crear un sistema de directrices internas para controlar el uso de sellos y asignar consecuencias por mal uso o abuso. For example, internal rules (or his contract) can prohibit a sales manager from signing contracts valued above a certain limit; if he goes beyond this limit without prior approval from, say, the general manager, than he will bear the liability for any damages towards the company he misrepresented. Por ejemplo, las normas internas (o de su contrato) puede prohibir que un gerente de ventas de la firma de contratos por un valor por encima de un cierto límite, si él va más allá de este límite sin aprobación previa de, por ejemplo, el gerente general, que tendrá la responsabilidad por los daños y perjuicios hacia la empresa que falseó. If the contract becomes subject to dispute, the company would still be liable towards the third party, but that company could in its turn claim against the sale manager. Si el contrato se convierte en objeto de litigio, la empresa seguiría siendo responsable hacia el tercero, pero que la empresa podría, a su vez, demanda contra el administrador de venta.

The same goes for the use of an individual’s stamp, and in particular that of the legal representative. Lo mismo ocurre con la utilización de un sello del individuo y, en particular, de que el representante legal. Another person may be authorized to use this stamp on the representative’s behalf, and a third party may presume such authorization from the legal representative. Otra persona podrá ser autorizado a utilizar este sello en el nombre del representante, y un tercero puede presumir de esa autorización del representante legal. If the user of the stamp is acting beyond such authorization, it is again an internal matter. Si el usuario de la estampilla está actuando más allá de dicha autorización, es de nuevo un asunto interno.

However in many situations, even if a company could claim against an employee for abuse of authorization, the harm is already done. Sin embargo, en muchas situaciones, incluso si una empresa podría reclamar contra un empleado por abuso de la autorización, el daño ya está hecho. For this reason, it is extremely important to design a system which not only manages the authorization levels for use of the stamps, but also manages the physical control of such stamps. Por esta razón, es sumamente importante para diseñar un sistema que no sólo gestiona los niveles de autorización para el uso de los sellos, sino que también gestiona el control físico de tales sellos. Stamps should be kept safe at all times to minimize the risk of misuse or abuse. Sellos debe mantenerse seguro en todo momento para minimizar el riesgo de uso indebido o abuso.

Stamp Keeping – Valuable Lessons Sello de mantenimiento - valiosas lecciones

Moreover, since the stamps are often needed in the course of doing business, the company needs to find the right balance between convenient access and restricting use. Por otra parte, ya que los sellos son a menudo necesarios en el curso de hacer negocios, la empresa tiene que encontrar el equilibrio adecuado entre el acceso y la restricción de uso. This is especially the case when the legal representative is away. Esto es especialmente el caso cuando el representante legal está ausente. A lesson that many companies have learned the hard way: Never Leave Important Stamps in the Hands of People That You Do Not Trust! Una lección que muchas empresas han aprendido la manera difícil: Nunca deje Importante Sellos en manos de gente que no Fiduciario!

In one recent case. En un caso reciente. a Client established a wholly foreign-owned manufacturing company in Zhuhai, appointing a local employee as general manager and placing all stamps in his possession. un cliente establecido un total de propiedad extranjera en empresas de fabricación de Zhuhai, se nombra a un empleado local como gerente general y colocar todos los sellos en su poder. After a year of operation the company found that the employee had used the chop to sign unapproved contracts with third parties. Después de un año de funcionamiento la empresa encontró que el empleado ha utilizado el chop no autorizado a firmar contratos con terceros. When the company terminated the employment contract with this general manager, they found that he had used the company stamp to renegotiate his own contract entitling himself to larger compensation should the contract be terminated early for any reason. Cuando la empresa rescindió el contrato de trabajo con este director general, se dieron cuenta de que había utilizado el sello de la empresa a renegociar su contrato a sí mismo el derecho a una indemnización mayor si el contrato se terminación anticipada por cualquier motivo. While this is an extreme example it does illustrate just how powerful the stamp can be in China. Si bien esto es un ejemplo extremo que no sólo ilustran cómo el poderoso sello puede estar en China.

If a stamp needs to be available for emergency purposes while the usual keeper it is out of town, it is a good idea to leave it with your accountant, law firm, or even a trusted friend or colleague. En caso de que un sello es necesario que estén disponibles para casos de emergencia, mientras que el guardameta habitual es fuera de la ciudad, es una buena idea dejar que con su contable, bufete de abogados, o incluso un amigo de confianza o colega. This arrangement can be made even stronger with signed orders that the stamp may only be used for matters specifically mentioned or separately confirmed, and any use must be recorded in a ledger. Este arreglo puede hacerse aún más fuerte con las órdenes firmadas que el sello sólo podrá utilizarse para los asuntos específicamente mencionados por separado o confirmado, así como el uso debe ser registrado en un libro mayor. In this way a company may share it’s liability with third parties, and still have the benefit of being able to act if and when necessary. De esta manera una empresa puede compartir su responsabilidad con terceros, y todavía tienen la ventaja de ser capaz de actuar siempre y cuando sea necesario. In the above mentioned case, when the newly-appointed foreign manager is now out of town the stamps are kept in our safe, and usage is controlled under a detailed retainer agreement. En el mencionado caso, cuando el recién nombrado administrador de extranjeros está fuera de la ciudad los sellos se mantienen en nuestra caja de seguridad, y el uso es controlado en virtud de un acuerdo detallado de retención.

Conclusions Conclusiones

The stamp is of extreme significance in China and therefore anyone interested in doing business here should devise guidelines for use and provide adequate safeguards to protect themselves from such risk. El sello es de extrema importancia en China y, por tanto, cualquier persona interesada en hacer negocios aquí, debería elaborar directrices para el uso y proporcionar salvaguardias adecuadas para protegerse de ese riesgo.

Maarten Roos, Maarten Roos, Wang Jing & Co Wang Jing & Co