By Maarten Roos Von Maarten Roos

An important difference in business practices between China and many western countries is the value that courts and officials give to the stamp (in China often referred to as the “chop” or seal). Ein wichtiger Unterschied in der Geschäftspraktiken zwischen China und vielen westlichen Ländern ist der Wert, dass die Gerichte und Beamten geben den Stempel (in China oft als die "hacken" oder Siegel). We introduce the rules and practice, and some suggestions on how to manage your risk. Wir stellen die Regeln und Gepflogenheiten, und einige Anregungen, wie Sie Ihr Risiko zu verwalten.

For many western companies, the signature of its legal representative is the ultimate mark of authority. Für viele westliche Unternehmen, die die Unterschrift ihres gesetzlichen Vertreters ist die entscheidende Marke von Autorität. Not so in China. Nicht so in China. Since a representative’s signature is rarely registered, the value of the company stamp is far greater. Da ein Vertreter der Signatur ist selten registriert sind, den Wert der Firmenstempel ist weit größer. Every company in China, after it is established, will make and register its company stamp with the local authorities (in this case the Public Security Bureau). Jedes Unternehmen in China, nachdem sie ansässig ist, wird sich registrieren und seinen Firmenstempel mit den örtlichen Behörden (in diesem Fall die öffentliche Sicherheit Bureau). Towards third parties, this company stamp represents the company, therefore documents bearing this stamp will generally be legal and binding upon that company – whether that document bears a signature or not! Gegenüber Dritten, diese Firmenstempel vertritt die Gesellschaft, also Dokumente mit diesem Stempel werden in der Regel rechtliche und bindend für das Unternehmen - ob das Dokument trägt eine Signatur oder nicht!

The company stamp is not the only stamp that can represent the company. Der Firmenstempel ist nicht die einzige Briefmarke, die Vertretung des Unternehmens. For specialized functions, companies may decide to carve and register other stamps. Für spezielle Funktionen, Unternehmen kann beschließen, schnitzen und melde dich andere Briefmarken. Common examples are the contract stamp (for stamping contracts), the finance stamp (for making payments, accessing bank accounts) and the customs stamp (to make customs declarations). Gängige Beispiele sind der Vertrag Stempel (für Stempeln Kontrakte), das Finanz-Stempel (für die Zahlungen, den Zugang zu Bankkonten) und der Zoll-Stempel (damit Zollanmeldungen). These are particularly important for larger companies where different people carry the final authority to deal with different matters. Diese sind besonders wichtig für größere Unternehmen, in denen verschiedene Personen tragen die endgültige Behörde den Umgang mit verschiedenen Fragen. As long as they are registered, these stamps serve a similar function as the company stamp: to represent the company in relations with external parties. Solange sie eingetragen sind, diese Briefmarken dienen eine ähnliche Funktion wie der Firmenstempel: zur Vertretung des Unternehmens in den Beziehungen mit externen Parteien.

Individuals can have stamps as well. Der Einzelne kann sich aber auch Briefmarken. A Chinese company’s legal representative, for example, should have registered his stamp to be used on documents or papers (including checks) that he executes in his official capacity. Ein chinesisches Unternehmen der gesetzliche Vertreter, zum Beispiel, sollte sich registriert haben seinen Stempel zu verwenden oder Dokumente auf Papier (einschließlich Kontrollen), dass er führt in seiner amtlichen Eigenschaft. Usually the stamp of a legal representative will be a print of his name rather than a print of his signature, though some authorities will accept the latter as well. Normalerweise sind die Stempel eines gesetzlichen Vertreters wird ein Druck von seinen Namen und nicht als einen Ausdruck seiner Unterschrift, auch wenn einige Behörden akzeptiert letztere als gut. In any case, the bearing of the legal representative’s stamp presumes the agreement of the legal representative. Auf jeden Fall, das Lager des gesetzlichen Vertreters Stempel setzt die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.

Stamp Keeping - Internal vs. External liabilities Stempel Keeping - Interne vs externen Verbindlichkeiten

The stamp can be a useful tool for companies as it marks authority when the company official representatives are not available: third parties may presume that a document is legally executed if it bears the relevant stamp. Der Stempel kann ein nützliches Instrument für Unternehmen, da sie Marken Behörde, wenn das Unternehmen offizieller Vertreter sind nicht verfügbar: Dritte können davon ausgehen, dass ein Dokument ist rechtlich ausgeführt, wenn er trägt die einschlägigen Stempel. On the other hand, except where that third party knows or should have known that the person using the stamp is not authorized to do so (including if it is specified in the company’s registered Articles of Association), the stamping of a document also creates a direct liability onto the company or individual represented by that stamp. Auf der anderen Seite, es sei denn, dass Dritte weiß oder hätte wissen müssen, dass die Person mit dem Stempel ist nicht berechtigt, dies zu tun (auch wenn es in der Gesellschaft registriert Articles of Association), das Abstempeln eines Dokuments auch schafft eine direkte Haftung auf das Unternehmen oder einzelne vertreten durch das Stempel. If the document is stamped, then the company is bound by its terms. Wenn das Dokument abgestempelt ist, dann ist das Unternehmen verpflichtet, ihre Bedingungen.

Therefore a company can and should create a system of internal guidelines to control the use of stamps and assign consequences for misuse or abuse. Daher kann ein Unternehmen und schaffen sollte, ein System von internen Richtlinien zur Kontrolle der Verwendung von Briefmarken und weisen Folgen für Missbrauch oder Misshandlung. For example, internal rules (or his contract) can prohibit a sales manager from signing contracts valued above a certain limit; if he goes beyond this limit without prior approval from, say, the general manager, than he will bear the liability for any damages towards the company he misrepresented. Zum Beispiel, interne Regeln (oder seines Vertrags) kann ein Verbot Sales Manager aus Unterzeichnung der Verträge im Wert oberhalb einer bestimmten Grenze, und wenn er geht über diese Grenze ohne vorherige Genehmigung von, sagen wir, der General Manager, als er trägt die Haftung für Schäden gegenüber dem Unternehmen er falsch dargestellt. If the contract becomes subject to dispute, the company would still be liable towards the third party, but that company could in its turn claim against the sale manager. Wird der Vertrag wird vorbehaltlich der Streit, das Unternehmen würde nach wie vor haftbar gemacht werden, gegenüber dem Dritten, sondern das Unternehmen konnte sich in seiner Forderung gegen den Verkauf Manager.

The same goes for the use of an individual’s stamp, and in particular that of the legal representative. Das gleiche gilt für die Verwendung der persönlichen Stempel, und insbesondere, dass der gesetzliche Vertreter. Another person may be authorized to use this stamp on the representative’s behalf, and a third party may presume such authorization from the legal representative. Eine andere Person kann die Berechtigung zur Verwendung dieser Stempel auf den repräsentativen's Namen, und eine dritte Partei kann die Vermutung der eine solche Genehmigung von der gesetzlichen Vertreter. If the user of the stamp is acting beyond such authorization, it is again an internal matter. Wenn der Benutzer des Stempels handelt über eine solche Genehmigung, geht es erneut um eine interne Angelegenheit.

However in many situations, even if a company could claim against an employee for abuse of authorization, the harm is already done. Doch in vielen Situationen, auch wenn ein Unternehmen könnte behaupten, gegen einen Arbeitnehmer wegen Missbrauchs der Ermächtigung, der Schaden ist bereits getan. For this reason, it is extremely important to design a system which not only manages the authorization levels for use of the stamps, but also manages the physical control of such stamps. Aus diesem Grund ist es extrem wichtig, ein System, das nicht nur mit der Genehmigung für die Nutzung der Briefmarken, sondern verwaltet auch die physische Kontrolle solcher Briefmarken. Stamps should be kept safe at all times to minimize the risk of misuse or abuse. Briefmarken sollte sicher jederzeit zur Minimierung der Gefahr von Missbrauch oder Misshandlung.

Stamp Keeping – Valuable Lessons Stempel halten - wertvolle Lektionen

Moreover, since the stamps are often needed in the course of doing business, the company needs to find the right balance between convenient access and restricting use. Außerdem, da die Briefmarken sind oft nötig im Laufe der Geschäftstätigkeit, das Unternehmen braucht das richtige Gleichgewicht zu finden zwischen den bequemen Zugang und Nutzung einschränken. This is especially the case when the legal representative is away. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der gesetzliche Vertreter ist weg. A lesson that many companies have learned the hard way: Never Leave Important Stamps in the Hands of People That You Do Not Trust! Eine Lektion, dass viele Unternehmen haben gelernt, auf die harte Tour: Never Leave Wichtiger Briefmarken in den Händen von Menschen, denen Sie nicht vertrauen!

In one recent case. In einem aktuellen Fall. a Client established a wholly foreign-owned manufacturing company in Zhuhai, appointing a local employee as general manager and placing all stamps in his possession. ein Kunde eine vollständig in ausländischem Besitz verarbeitenden Unternehmen in Zhuhai, die Ernennung eines lokalen Mitarbeiters als General Manager und Platzierung aller Marken in seinem Besitz. After a year of operation the company found that the employee had used the chop to sign unapproved contracts with third parties. Nach einem Jahr der Betrieb des Unternehmens fest, dass der Arbeitnehmer hatte der CHOP-zu unterzeichnen genehmigten Verträge mit Dritten. When the company terminated the employment contract with this general manager, they found that he had used the company stamp to renegotiate his own contract entitling himself to larger compensation should the contract be terminated early for any reason. Als das Unternehmen beendet den Arbeitsvertrag mit diesem General Manager, stellten sie fest, dass er benutzt die Firmenstempel neu verhandeln seinen eigenen Anspruch selbst zu größeren Ausgleich sollte der Vertrag gekündigt werden frühzeitig aus irgendeinem Grund. While this is an extreme example it does illustrate just how powerful the stamp can be in China. Dies ist zwar ein extremes Beispiel macht es nur veranschaulichen, wie stark der Stempel kann in China.

If a stamp needs to be available for emergency purposes while the usual keeper it is out of town, it is a good idea to leave it with your accountant, law firm, or even a trusted friend or colleague. Wenn ein Stempel muss für den Notfall zur Verfügung Zwecke, während der üblichen Halter ist es aus der Stadt, es ist eine gute Idee, lassen Sie es mit Ihrem Steuerberater, Kanzlei, oder sogar einer vertrauenswürdigen Freund oder Kollegen. This arrangement can be made even stronger with signed orders that the stamp may only be used for matters specifically mentioned or separately confirmed, and any use must be recorded in a ledger. Diese Regelung getroffen werden kann noch stärker mit unterzeichnet Bestellungen, die den Stempel darf nur verwendet werden, für Fragen, die speziell erwähnt oder separat bestätigt, und jede Nutzung muss in einem Ledger. In this way a company may share it’s liability with third parties, and still have the benefit of being able to act if and when necessary. Auf diese Weise ein Unternehmen sie gegebenenfalls zur Verfügung stellen ist die Haftung gegenüber Dritten, und noch in den Genuss der in der Lage zu handeln, wenn notwendig. In the above mentioned case, when the newly-appointed foreign manager is now out of town the stamps are kept in our safe, and usage is controlled under a detailed retainer agreement. In den oben genannten Fall, wenn der neu ernannten ausländischen Manager ist nun aus der Stadt der Briefmarken werden in unsere sichere und kontrollierte Nutzung ist im Rahmen eines ausführlichen Retainer Vereinbarung.

Conclusions Schlussfolgerungen

The stamp is of extreme significance in China and therefore anyone interested in doing business here should devise guidelines for use and provide adequate safeguards to protect themselves from such risk. Der Stempel ist von extremer Bedeutung in China und daher alle Interessierten auf Geschäftskosten hier sollte erarbeiten Leitlinien für den Einsatz und bieten ausreichende Garantien zum Schutz der selbst aus einer solchen Gefahr.

Maarten Roos, Maarten Roos, Wang Jing & Co Wang Jing & Co