By Maarten Roos من جانب مارتن roos

An important difference in business practices between China and many western countries is the value that courts and officials give to the stamp (in China often referred to as the “chop” or seal). فارق هام في الممارسات التجارية بين الصين والعديد من البلدان الغربية هي القيمه التي والمحاكم والمسئولين لاعطاء الطابع) في الصين كثيرا ما يشار اليها باسم "القطعه" او الختم). We introduce the rules and practice, and some suggestions on how to manage your risk. ونحن ادخال قواعد وممارسات ، وبعض الاقتراحات بشأن كيفية ادارة المخاطر الخاصة بك.

For many western companies, the signature of its legal representative is the ultimate mark of authority. بالنسبة للعديد من الشركات الغربية ، وتوقيع ممثلها القانوني هو العلامه النهائية للسلطة. Not so in China. ولا حتى في الصين. Since a representative’s signature is rarely registered, the value of the company stamp is far greater. ومنذ توقيع ممثل ونادرا ما تسجل ، فان قيمة الشركة جميلة هي اكبر من ذلك بكثير. Every company in China, after it is established, will make and register its company stamp with the local authorities (in this case the Public Security Bureau). كل شركة في الصين ، بعد ان يتم انشاؤها ، وجعل تسجيل الختم مع السلطات المحلية (في هذه الحاله مكتب الامن العام). Towards third parties, this company stamp represents the company, therefore documents bearing this stamp will generally be legal and binding upon that company – whether that document bears a signature or not! تجاه الأطراف الثالثة ، ويمثل هذا الختم الشركة ، ولذلك وثائق تحمل هذا الطابع القانوني وسوف يكون بصفة عامة وملزمة للشركة ان -- ما اذا كانت الوثيقة التي تحمل توقيع أو لا!

The company stamp is not the only stamp that can represent the company. ختم الشركة ليست الوحيدة التى يمكنها ان تمثل خاتم الشركة. For specialized functions, companies may decide to carve and register other stamps. لالوظائف المتخصصه ، وشركات قد تقرر سجل لنحت وغيرها من الطوابع. Common examples are the contract stamp (for stamping contracts), the finance stamp (for making payments, accessing bank accounts) and the customs stamp (to make customs declarations). ومن الامثله الشاءعه هي جميلة العقد (للدمغ العقود) ، والطوابع المالية) لتسديد الدفعات ، والوصول الى الحسابات المصرفية) ، وخاتم الجمارك (تقديم الاقرارات الجمركيه). These are particularly important for larger companies where different people carry the final authority to deal with different matters. هذه اهمية خاصة بالنسبة لمختلف الشركات الكبيرة حيث الناس تحمل السلطة النهائية للتعامل مع مختلف المسائل. As long as they are registered, these stamps serve a similar function as the company stamp: to represent the company in relations with external parties. ما دامت مسجلة ، هذه الطوابع يخدم وظيفة مماثلة كما الختم : لتمثيل الشركة في العلاقات مع الأطراف الخارجية.

Individuals can have stamps as well. طوابع الافراد يمكن ان يكون لها ايضا. A Chinese company’s legal representative, for example, should have registered his stamp to be used on documents or papers (including checks) that he executes in his official capacity. احدى الشركات الصينية الممثل القانوني لل، على سبيل المثال ، ينبغي ان يكون ختمه مسجلة لاستخدامها على اوراق او وثائق (بما في ذلك التحقق) انه ينفذ بصفته الرسمية. Usually the stamp of a legal representative will be a print of his name rather than a print of his signature, though some authorities will accept the latter as well. عادة ما يكون خاتم ممثل قانوني وسيكون للطباعة اسمه بدلا من ان يكون للطباعة توقيعه ، رغم ان بعض السلطات لن يقبل هذا الاخير ايضا. In any case, the bearing of the legal representative’s stamp presumes the agreement of the legal representative. على أية حال ، حمل الممثل القانوني للطابع يفترض الاتفاق من ممثل قانوني.

Stamp Keeping - Internal vs. External liabilities حفظ الطوابع -- الداخلي مقابل الالتزامات الخارجية

The stamp can be a useful tool for companies as it marks authority when the company official representatives are not available: third parties may presume that a document is legally executed if it bears the relevant stamp. الطابع يمكن ان يكون اداة مفيدة للشركات اذ انه يصادف السلطة عندما تكون الشركة الممثلين الرسميين ليست متاحة : يجوز للاطراف الثالثة ان نفترض ان وثيقة من وثائق قانونيه اذا نفذت فانها تتحمل الجزء الطوابع ذات الصلة. On the other hand, except where that third party knows or should have known that the person using the stamp is not authorized to do so (including if it is specified in the company’s registered Articles of Association), the stamping of a document also creates a direct liability onto the company or individual represented by that stamp. ومن ناحية أخرى ، الا اذا كان ذلك الطرف الثالث على علم او كان عليه ان يعرف ان الشخص الذي يستخدمه والطابع اذا لم يكن هناك اذن للقيام بذلك (بما اذا كان من المنصوص عليها في نظام الشركة المسجل للمواد رابطة) ، والختم من وثيقة من وثائق ايضا يخلق المسؤولية المباشره على الفرد او الشركة التي يمثلها ان الطوابع. If the document is stamped, then the company is bound by its terms. اذا كانت الوثيقة مختومه ، فان الشركة ملزمة لاحكامه.

Therefore a company can and should create a system of internal guidelines to control the use of stamps and assign consequences for misuse or abuse. ولذلك يمكن للشركة ان وايجاد نظام من المبادئ التوجيهيه الداخلية للتحكم في استخدام الطوابع وبالنسبة للاسناد او اساءة استعمالها او اساءة المعامله. For example, internal rules (or his contract) can prohibit a sales manager from signing contracts valued above a certain limit; if he goes beyond this limit without prior approval from, say, the general manager, than he will bear the liability for any damages towards the company he misrepresented. فعلى سبيل المثال ، القواعد الداخلية (أو عقدة) يمكن ان يحظر مدير المبيعات من التوقيع على عقود تبلغ فوق حد معين ؛ اذا كان يتجاوز هذا الحد من دون الحصول على موافقة مسبقة ، ويقول ، فان للمدير العام ، من قال انه يتحمل المسؤولية عن أي أضرار نحو الشركة وقال انه تحريف. If the contract becomes subject to dispute, the company would still be liable towards the third party, but that company could in its turn claim against the sale manager. اذا كان العقد يصبح موضع نزاع ، لا تزال الشركة من شأنه ان يكون مسؤولا تجاه طرف ثالث ، ولكن يمكن ان الشركة بدورها مطالبة ضد مدير بيع.

The same goes for the use of an individual’s stamp, and in particular that of the legal representative. وينطبق نفس الشىء على استخدام الفرد جميلة ، وعلى وجه الخصوص من ممثل قانوني. Another person may be authorized to use this stamp on the representative’s behalf, and a third party may presume such authorization from the legal representative. شخص آخر يمكن ان يؤذن لاستخدام هذه الطوابع على ممثل الأمين العام بالنيابة عنه ، ويجوز لطرف ثالث ان تفترض على هذا الاذن من ممثل قانوني. If the user of the stamp is acting beyond such authorization, it is again an internal matter. واذا كان المستخدم من الطوابع وتتصرف وراء هذا الترخيص ، وهو مرة اخرى مسألة داخلية.

However in many situations, even if a company could claim against an employee for abuse of authorization, the harm is already done. ولكن في كثير من الحالات ، حتى اذا كان هناك شركة تستطيع ان تدعي انها ضد الموظف لسوء المعامله من الاذن ، الاذى فعلا. For this reason, it is extremely important to design a system which not only manages the authorization levels for use of the stamps, but also manages the physical control of such stamps. ولهذا السبب ، من المهم جدا ان تصميم نظام الذي لا يدير مستويات الاذن لاستخدام الطوابع ، ولكن ايضا ادارة السيطرة الماديه من هذه الطوابع. Stamps should be kept safe at all times to minimize the risk of misuse or abuse. طوابع ينبغي أن تظل آمنة في جميع الأوقات ، للتقليل الى أدنى حد من مخاطر سوء استخدام او سوء المعامله.

Stamp Keeping – Valuable Lessons حفظ الطوابع -- الدروس القيمه

Moreover, since the stamps are often needed in the course of doing business, the company needs to find the right balance between convenient access and restricting use. وعلاوة على ذلك ، حيث ان كثيرا ما تكون الطوابع اللازمة في اثناء القيام بالاعمال التجارية ، واحتياجات الشركة الى ايجاد التوازن الصحيح بين ملائم دخول وتقييد استخدامها. This is especially the case when the legal representative is away. وينطبق ذلك بصفة خاصة عندما يكون هو الممثل القانوني بعيدا. A lesson that many companies have learned the hard way: Never Leave Important Stamps in the Hands of People That You Do Not Trust! درس العديد من الشركات قد تعلمنا بالطريقة الصعبة : لا تترك مهمة الطوابع في ايدي اشخاص لا كنت أن الثقة!

In one recent case. في الحاله الأخيرة واحد. a Client established a wholly foreign-owned manufacturing company in Zhuhai, appointing a local employee as general manager and placing all stamps in his possession. عميل انشأت كليا المملوكه للاجانب فى تشوهاى الشركة الصانعه ، وتعيين موظف محلي ومديرا عاما لوضع جميع الطوابع في حوزته. After a year of operation the company found that the employee had used the chop to sign unapproved contracts with third parties. وبعد سنة من تشغيل الشركة وجدت ان الموظف قد استخدمت القطعه التي لم تجز للتوقيع على العقود المبرمه مع اطراف ثالثة. When the company terminated the employment contract with this general manager, they found that he had used the company stamp to renegotiate his own contract entitling himself to larger compensation should the contract be terminated early for any reason. عندما تكون الشركة انهت عقد العمل مع المدير العام لهذا ، وجدوا انه استخدم الختم بلدة لاعادة التفاوض على العقد يعطي الحق لنفسه أكبر التعويض ينبغي ان ينهي العقد لأي سبب من الاسباب في وقت مبكر. While this is an extreme example it does illustrate just how powerful the stamp can be in China. ورغم ان هذا مثالا صارخا على انها مجرد توضيح مدى قوة يمكن ان تكون جميلة في الصين.

If a stamp needs to be available for emergency purposes while the usual keeper it is out of town, it is a good idea to leave it with your accountant, law firm, or even a trusted friend or colleague. اذا كان يحتاج الى خاتم المتاحة لاغراض الطوارئ في حين ان حارس المعتاده ومن خارج المدينة ، انها فكرة جيدة ان تترك للمحاسب الخاص بك ، للمحاماه ، او حتى موثوق به صديق او زميل. This arrangement can be made even stronger with signed orders that the stamp may only be used for matters specifically mentioned or separately confirmed, and any use must be recorded in a ledger. هذا الترتيب يمكن ان يكون اقوى وقعت مع ان اوامر جميلة يمكن استخدامها الا للمسائل المذكورة على وجه التحديد او بصورة مستقلة واكدت ان أي استخدام ويجب أن تسجل في دفتر الاستاذ. In this way a company may share it’s liability with third parties, and still have the benefit of being able to act if and when necessary. وبهذه الطريقة يمكن ان تتبادل الشركة انها مسؤولية مع اطراف ثالثة ، لا تزال لديها والاستفادة من القدرة على الفعل ومتى اقتضى الأمر ذلك. In the above mentioned case, when the newly-appointed foreign manager is now out of town the stamps are kept in our safe, and usage is controlled under a detailed retainer agreement. في القضية المذكورة اعلاه ، عندما المعينين الجدد الخارجية مدير الآن خارج المدينة الطوابع يحتفظ في منطقتنا آمنة ، ويمكن استخدام الصور التي تسيطر عليها بموجب توكيل في اتفاق مفصل.

Conclusions الاستنتاجات

The stamp is of extreme significance in China and therefore anyone interested in doing business here should devise guidelines for use and provide adequate safeguards to protect themselves from such risk. الطابع هو من الاهميه القصوى فى الصين وذلك لأي مهتم في ممارسة الاعمال التجارية وهنا ينبغي ان تضع مبادئ توجيهية لاستخدام وتوفير ضمانات كافية لحمايه انفسهم من هذه المخاطر.

Maarten Roos, Roos مارتن ، Wang Jing & Co وانغ جينغ والتعاون